Корпоративные порталы на SharePoint

Любой бизнес-процесс в компании задействует сразу нескольких сотрудников. Если раньше совместная работа требовала личного общения и бумажных документов, то сейчас для этого используют электронную почту и мессенджеры, например, Skype или WhatsApp. При большом количестве документов и проектов оказывается, что корпоративная почта не структурирована, сложно найти данные по проекту или нужную версию документов, письмо легко пропустить, а важная информация оказывается погребена в длительной переписке.

Мы предлагаем внедрение корпоративных порталов и систем документооборота на базе решения Microsoft SharePoint. Используя возможности корпоративного портала, сотрудники смогут быстро находить нужные документы и контакты, согласовывать планы и документы в электронном виде.

Хранилище документов

Когда документы хранятся на компьютерах участников или в архивах электронной почты, сложно найти последнюю версию нужного документа. Приходится писать письма или звонить с просьбой переслать документ еще раз. А если сотрудник не на рабочем месте или в отпуске - это может стать настоящей проблемой. Когда документ хранится в SharePoint, он всегда доступен всем участникам. Портал хранит все версии документов и позволяет одновременно редактировать один и тот же документ нескольким сотрудникам.

В хранилище удобно разграничивать доступ по подразделениям или проектам. При этом участники могут сами предоставить доступ друг другу, не трогая администраторов компании. В результате возрастает скорость работы, вовлекается меньше людей и возникает меньше ошибок.

Справочник сотрудников

В крупных компаниях, особенно географически распределенных, сотрудники могут не знать друг друга лично. Бывает сложно найти сотрудника, который исполняет ту или иную функцию. Например, как найти начальника службы охраны подразделения в Воронеже.

Справочник сотрудников на портале поможет найти человека не только по фамилии или адресу электронной почты, но и по его должности, филиалу, функциям и проектам, в которых он участвовал.

Высший пилотаж - поиск без поиска. Когда письмо, отправленное на определенный адрес, автоматически направляется нужному человеку по ключевым словам в теме сообщения.

Обработка заявок

Нужно согласовать заявление на отпуск? -  заполните форму на портале, вместо беготни за начальником.

Нужно согласовать договор с юристами? - заполните форму на портале, вместо похода в юридический отдел.

Нужно запросить 2НДФЛ? - заполните форму на портале, вместо похода в бухгалтерию.

В результате понятно что и как делать для рутнных процедур. Сотрудники тратят меньше времени на беготню, больше времени уделяют работе. Все процедуры контролируются, документы не теряются, сокращается время на обработку заявок. Всегда можно отследить кто тормозит процесс.

Автоматизация совещаний

По статистике в месяц каждый сотрудник тратит 31 час на совещания, около 4 полных рабочих дней. При этом только 1% сотрудников считают совещания эффективными. Остальные считают, что совещания отнимают слишком много времени, цели не достигаются, а 37% сотрудников предпочитают на совещаниях вздремнуть.

Простые способы повысить эффективность - заранее опубликовать повестку и необходимые документы, а после завещания - назначить задачи и проконтролировать их исполнение.

Модуль совещаний на портале поможет планировать совещания и отслеживать задачи, назначенные по результатам, а контроль за эффективностью - снизит непродуктивные расходы.

Ленты новостей и информеры

Вместо того, чтобы сотрудники бродили по сайтам в интернете в поисках нужной информации, мы создаем информеры на портале, которые собирают необходимую информацию - курсы валют, новости индустрии, новые тендеры, календарь мероприятий.

Даже если закрыть сотрудникам доступ в интернет, они все равно смогут получать необходимые сведения на портале.

Общение сотрудников и организационная культура

Людям нужно общаться. Проще предоставить им внутреннее коммуникационное пространство – форумы, корпоративные социальные сети. Иначе будут болтать на кухнях, общаться на фейсбуке или засорять корпоративную почту.

Общение на портале можно контролировать и направлять. Понять какие проблемы беспокоят сотрудников, выявить лидеров и центры компетенций, задавать направление бесед. А так же можно легко устраивать опросы мнения сотрудников по актуальным вопросам, например, качество услуг в соцпакете или меню в столовой.

Порядок работы

1

Проводим обследование вашей инфраструктуры и даем рекомендации по развертыванию SharePoint

2

Устанавливаем и настраиваем SharePoint в соответствии с лучшими практиками, интегрируем с Active Directory и HR-системами

3

Настраиваем телефонный справочник и поиск по файловым архивам и информационным системам

4

Разрабатываем информационную архитектуру портала

5

Адаптируем готовые модули и создаем новые под ваши бизнес-процессы

Как начать работу

Получить консультацию